5月21日上午，第十七届中国科协年会办公室第四次工作会议在广州白云国际会议中心召开。年会组委会副主任、中国科协党组成员、书记处书记沈爱民，年会执委会办公室主任、广东省科协党组书记、副主席何真出席会议。会议由年会组委会副秘书长、中国科协学会学术部副部长刘兴平主持。年会组委会办公室、年会执委会办公室及各工作组的相关人员参加了会议。

会上，何真首先对年会的筹备工作进展情况作了介绍。他强调，在最后关头，各工作组要对每个关键环节做好最后检查，举一反三，充分考虑各种情况并准备好解决方案，确保年会的顺利举行。

年会执委会办公室各工作组就各自所负责的筹备工作作了简要汇报。会议针对在筹备最后环节中碰到的各种困难和问题展开讨论，并重点就各个会场的秩序、安保、卫生、食宿、交通等具体问题作出部署，针对可能出现的突发情况商定应急预案。

沈爱民表示，年会的筹备工作总体顺利，没有出现大问题，但仍存在一些细节问题需要抓紧时间改进。针对最后环节的筹备工作，沈爱民着重强调了三点：一是安全，这是关系到整个活动成败的重要因素，每个工作组都要紧绷这根弦，明确每个关键环节的安全责任人，提前做好预案，对突发状况及时采取解决措施。二是有序，本次年会活动参与人数众多，要加强值班室功能和现场总指挥，及时做好协调沟通，各工作组和志愿者要主动配合、主动补位，确保每个会场的良好秩序。三是细节，目前存在的一些小问题，各负责人要及时沟通，召开专题会议，利用最后的时间解决，确保年会顺利召开，争取出色地完成举办年会这个任务。